Wer ein Objekt vermietet, wird jedes Jahr mit der Erstellung der Nebenkostenabrechnung konfrontiert. Doch was gibt es hier zu beachten und wie lauten die gesetzlichen Vorgaben? Wir haben 10 der wichtigsten Punkte für Sie zusammengefasst.
Als Rechtsanwalt für Mietrecht in Berlin vertrete ich zahlreiche Vermieterinnen und Vermieter gegenüber Mietenden. Kontaktieren Sie mich gerne unter der 030 – 264 753 870 0 für eine unverbindliche Anfrage.
Inhaltsverzeichnis
- Das Wichtigste in Kürze
- Nebenkostenabrechnung: Pflicht oder unnötig?
- Der Abrechnungszeitraum: maximal 12 Monate
- Rechtzeitige Abgabe
- Gefahr der Verjährung
- Frist für Widerspruch
- Erforderliche Angaben in der NKA
- Betriebskosten, die der Mieter zahlt
- Betriebskosten, die der Mieter nicht zahlt
- Prinzip der Wirtschaftlichkeit
- Nebenkostenabrechnung für Gewerbe
Das Wichtigste in Kürze
- Wurde eine monatliche Vorauszahlung der Nebenkosten vereinbart, ist eine Nebenkostenabrechnung Pflicht.
- Maximal 12 Monate dürfen jeweils abgerechnet werden, und dies bis zum Ende des Folgejahres.
- Für die Nebenkostenabrechnung gibt es gesetzliche Anforderungen und Formalitäten, die erfüllt werden müssen.
- Alle umlegbaren Betriebskosten können dem Mieter bzw. der Mieterin zugerechnet werden. Für nicht umlegbare Betriebskosten gilt dies nicht.
1. Nebenkostenabrechnung: Pflicht oder unnötig?
Die wichtigste Frage vorab lautet: Ist eine Nebenkostenabrechnung gegenüber dem bzw. der Mietenden überhaupt erforderlich? Ein klares Ja gilt dann, wenn eine monatliche Vorauszahlung der Nebenkosten vereinbart wurde. Anders sieht es bei der Betriebskostenpauschale aus: Wurde diese im Mietvertrag festgehalten, sind alle Betriebskosten abgegolten. Und das unabhängig davon, ob die tatsächlichen Kosten höher oder niedriger waren als die gezahlten Beträge.
2. Der Abrechnungszeitraum: maximal 12 Monate
Die Nebenkostenabrechnung darf einen Abrechnungszeitraum von 12 Monaten nicht überschreiten. Dieser Punkt ist geregelt durch § 556 Absatz 3 Satz 1 im Bürgerlichen Gesetzbuch. Die meisten Vermietenden setzen hier das Kalenderjahr – sprich vom 1. Januar bis zum 31. Dezember – an. Das Unterschreiten der 12 Monate ist sehr wohl möglich und manchmal sinnvoll, wie z.B. beim Auszug des oder der Mietenden.
3. Rechtzeitige Abgabe
Ein weiterer wichtiger Punkt: Wird die Nebenkostenabrechnung nicht innerhalb der gesetzlichen Frist eingereicht, bestehen keine Ansprüche mehr gegenüber dem bzw. der Mietenden. Hat er oder sie also insgesamt zu wenig gezahlt, kann der Differenzbetrag nicht mehr eingefordert werden. Dabei besteht eine Abgabefrist bis zum Ende des Folgejahres des Abrechnungszeitraumes.
4. Gefahr der Verjährung
Doch auch wer die Nebenkostenabrechnung fristgerecht abgibt, muss mögliche Nachzahlungen konkret einfordern. Drei Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die Abrechnung zugestellt wurde, können diese verjähren.
5. Frist für Widerspruch
Entdeckt der oder die Mietende Fehler in der Abrechnung, kann ein Widerspruch eingelegt werden. Der Widerspruch ist bis ein Jahr nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung wirksam.
6. Erforderliche Angaben in der NKA
Eine Nebenkostenabrechnung erfordert die Einhaltung gewisser gesetzlicher Vorgaben. Neben dem Namen des Mietenden bzw. Vermietenden gehören hier z. B. die genaue Bezeichnung der Mietsache, der Abrechnungszeitraum, die Gesamtkosten und Umlageschlüssel sowie die Berechnung der Anteile für den bzw. die Mietende.
7. Betriebskosten, die der Mieter zahlt
Die Betriebskosten, die auf den Mieter bzw. die Mieterin umgelegt werden können, sind die umlagefähigen Betriebskosten. Welche das genau sind, regelt die Betriebskostenverordnung (BetrKV) in § 1 Absatz 2.
8. Betriebskosten, die der Mieter nicht zahlt
Andere Kosten können wiederum nicht in die Nebenkostenabrechnung aufgenommen werden. Dies sind die nicht umlegbaren Betriebskosten, wie z. B. Instandsetzungs- und Instandhaltungskosten oder Verwaltungskosten.
9. Prinzip der Wirtschaftlichkeit
Wer eine Nebenkostenabrechnung erstellt, muss nach wirtschaftlichem Grundsatz handeln. Das heißt, dass Kosten und Nutzen des Mietobjekts in einem angemessenen Verhältnis stehen sollten. Verträge mit Dienstleister- und Anbieterfirmen sollten regelmäßig auf die Kosten überprüft werden.
10. Nebenkostenabrechnung für Gewerbe
Auch bei gewerblichen Mietverträgen muss eine Nebenkostenabrechnung erstellt werden, insofern dies vereinbart wurde. Im Vertrag kann der Vermietende auch weitere Nebenkostenarten festhalten, die über die der Betriebskostenverordnung hinausgehen.